Ефективний документообіг – один з аспектів успішної діяльності закладу вищої освіти. Збільшення обсягів і потоків документації викликає необхідність постійної уваги та вдосконалення даного напряму життєдіяльності університету.

Центр документації Харківського національного університету імені В. Н. Каразіна, створений наказом ректора від 12 лютого 2013 року № 0501-1/034, забезпечує оперативну обробку, накопичення і збереження інформації, отриманої у будь-який спосіб.

Основною метою роботи Центру документації, який є структурним підрозділом університету і включає в себе відділ діловодства, відділ документообігу та архів, є:

• оптимізація та адміністрування процесів діловодства і документообігу, у тому числі процесів, що здійснюються через систему електронного документообігу університету;
• здійснення контролю за інформаційними потоками, за своєчасним і належним виконанням документів та управлінських рішень;
• забезпечення прозорого руху документів, зменшення бюрократичного тиску.

Серед основних завдань центру:

• організація процесів з діловодства, архівного збереження і документообігу в університеті відповідно до вимог Інструкції з діловодства в університеті, Інструкції з документування управлінської інформації в електронній формі та організації роботи з електронними документами в діловодстві, електронного обміну в університеті, Правил роботи архіву, а також національних стандартів з паперового та електронного діловодства;
• своєчасне доведення інформації, отриманої в будь-який спосіб, до керівництва університету, виходячи зі специфіки інформації та згідно з розподілом повноважень між ректором університету та проректорами;
• організація роботи структурних підрозділів університету щодо документування управлінських рішень, контроль їх виконання;
• адміністрування діловодних процесів у системі електронного документообігу;
• методичний супровід, контроль за дотриманням вимог нормативно-розпорядчих документів університету щодо організації роботи з електронними та паперовими документами у структурних підрозділах;
• організація користування архівними документами, надання архівних довідок, копій, витягів з документів юридичним і фізичним особам відповідно до Правил роботи архіву та Інструкції з діловодства.

Центр документації університету працює у штатному режимі:

Понеділок–четвер: 8:30 – 17:15

П’ятниця: 8:30 – 16:00

Субота, неділя — вихідні дні.